Digitalisierung: Eine Bestandsaufnahme

Als ich vor einigen Jahren zum ersten Mal das Wort „Digitalisierung“ gehört habe fragte ich mich, was unter diesem Begriff zu verstehen sei. Im ersten Moment dachte ich Bits und Bytes, sozusagen das Alphabet der Computer, merkte aber schnell, dass es weiter zu fassen ist. Vor einigen Jahrzehnten sprach man von EDV (Elektronischer Daten Verarbeitung) und kam damit sprachlich dem neuen Trend schon recht nahe.

Also sollen Vorgänge, die bislang noch nicht von oder mit Computern bearbeitet wurden, nun auch dieser maschinellen Prozessierung zugänglich gemacht werden. Erster Schritt auf dem Weg dahin ist die Überführung vorhandener Informationen in ein Format, mit dem Computer etwas anfangen können. Beispielsweise muss eine handgeschriebene Seite in Zeichen in einem Textverarbeitungsprogramm übertragen werden.

Habe ich erst mal die Daten auf einem Speichermedium, kann ich sie strukturieren, zusammenführen oder auseinanderziehen, durchsuchbar machen. Und natürlich weiterreichen, kontrolliert verändern lassen, neu zusammenstellen oder veröffentlichen.

Warum treibe ich diesen Aufwand? Im Endeffekt soll die Bearbeitung billiger werden. Viele Aspekte sind zu berücksichtigen, um dies zu erreichen:

• Überführung der ursprünglichen Daten in ein elektronisches Format

• Normalisierung der Daten

• Definition eines Prozesses zum Umgang mit den Daten

• Computer-Anwendung(en) zur Darstellung und Veränderung der Daten

• Weiterleitung (Workflow) in einem Bearbeitungsablauf

• Bereitstellung des Ergebnis

• Datenschutz

Wann lohnt sich das? Zunächst ein paar Aspekte der Ausgabenseite:

• Kosten für die Anschaffung von Hardware und Software

• Betriebskosten der Hard- und Software

• Fixkosten für Wartung, Weiterentwicklung, Aktualisierung

• Projekt- oder Umsetzungskosten für Wartung etc.

• Summe aller Personalkosten für die Schulung und Bedienung der Software

Dieser Ausgabenseite steht die Einsparung in Form von Mitarbeiterabbau gegenüber.

Oft werden auch noch verschiedene Argumente vorgebracht, die nur bedingt quantifizierbar sind:

• Höhere Kundenzufriedenheit

• Kürzere Durchlaufzeit

• Zukunftssicherheit

• Wettbewerbsfähigkeit

• Leichtere Delegation (bis hin zum Outsourcing)

• Besserer Austausch mit anderen Unternehmen (z. B. Zulieferern)

An welchen Stellen menschliche Interaktion erforderlich ist, hängt stark vom Prozess, aber auch von Randbedingungen wie zum Beispiel den Vorgaben einer Aufsichtsbehörde ab. Daneben ist auch relevant, wie weit man den Informationslieferanten in die Digitalisierung einbinden kann. Das kann auch im Laufe der Entwicklungszeit über mehrere Schritte verlaufen:

• Daten werden als (handgeschriebener) Text in Papierform bereitgestellt

• Daten kommen unstrukturiert, aber in elektronischer Form (z. B. als E-Mail)

• Dateneingabe in ein (vorgegebenes) Formular

In Summe ergibt sich ein Bild, das gar nicht so einfach zu erfassen ist. Im Einzelfall kann es durchaus sinnvoll sein, auf Digitalisierung zu verzichten. Eine rigorose Umstellung aller Prozesse ist kaum möglich und meist auch gar nicht sinnvoll.

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